Crear un plan de mantenimiento en 10 pasos

¿Cuáles son los costos de la hora de parada de tu planta?
¿Cuántos recursos económicos y humanos se invirtieron el pasado semestre en el mantenimiento?
¿Cuáles son las tareas que deberíamos realizar para reducir en numero de paradas?
¿Cuales serán los gastos de mantenimiento programado para el próximo semestre?
Un cliente me pide duplicar sus pedidos, ¿podemos hacerlo? ¿Cuáles son las tareas deberíamos realizar para que la planta pueda cumplir con esa orden?

Cuando las industrias llevan adelante un plan de mantenimiento preventivo industrial, se minimizan las averías, las paradas no programadas para realizar ajustes o recambio de partes y las reparaciones, Para cualquier industria, poder anticiparse a estos eventos redunda en beneficios no solo económicos, organizacionales, productivos y de calidad.

Hoy en día es casi obligatorio tener una atención especial a la gestión de activos.
Dadas las enormes inversiones en recursos productivos, es mandatorio tener una atención central en la gestión de los activos. De lo contrario debemos esperar pérdidas económicas.

Cómo se manifiestan esas pérdidas?

• Gastos en materiales
• Horas extras de personal directo
• Gastos en servicios subcontratados
• Mayor consumo de insumos
• Mayor consumo energético (electricidad, gas, calderas, gasoil)
• Acortamiento de la vida útil de las máquinas, debiendo reemplazarlas mucho antes de lo necesario.
• Menor volumen de producción
• Problemas en la planificación
• Mal servicio cuando la situación afecta a los clientes.
• Productos deficientes o fuera de norma
• Perdida de competitividad y de clientes por baja calidad de productos mal elaborados
• Riesgos para las personas, con averías que pueden provocar accidentes muy graves.

Que debe contemplar un plan de mantenimiento preventivo?

• Reducir los trabajos correctivos. Mantener los activos productivos evitando así la avería y permitiendo planificar tareas y recursos con suficiente antelación.
• Reducir los gastos
• Aumentar la disponibilidad de los activos.
• Prolongar la vida útil de los equipos, evitando la necesidad de ser reemplazarlos por nuevos.
• Aumentar la productividad de la maquinaria
• Aumentar la productividad del personal.
• Evitar la merma de materia prima o subreutilización de insumos.
• Recrear un ambiente laboral organizado y seguro

10 pasos para el plan de mantenimiento

PASO 1: Definir metas y objetivos

Como en cualquier plan, debemos tener en claro a que apuntamos. Sin fijar objetivos no podemos comenzar, siendo igualmente importante saber que queremos obtener del plan.
El objetivo central es claro: “reducir en número y tiempo las paradas de la línea de producción, y reducir los costos de mantenimiento.” El camino que nos lleva a este objetivo es la planificación y coordinación los trabajos.
Es fundamental fijar metas especificas y sobre todo alcanzables, por ejemplo:

• Aumentar la disponibilidad de los activos un 40%
• Reducir fallas en un 50%
• Mejorar la ocupación de Mano de Obra en un 35%
• Aumentar la vida útil de los equipos en un 20%
• Reducir el stock de partes en un 25%
• Generar ahorros de insumos en un 25%
• Poder presupuestar gastos futuros

PASO 2: Definir un presupuesto

Es más difícil de lo que parece, dado que hay que buscar un equilibrio entre el costo adicional que genera llevar adelante el plan y el recupero de gastos que veremos reflejado al aplicarla.

El gráfico muestra el punto de mantenimiento óptimo que debemos buscar desde lo presupuestario y la diferencia de enfoques entre la manera tradicional y la manera actual de presupuesto.
Invertir por sobre ese punto es igual de desaconsejable como no hacerlo.

El presupuesto debe realizarse considerando la frecuencia recomendada por el fabricante, los costos, las fechas o unidades de revisión.
La fórmula aproximada y recomendada es: 80% en preventivo y 20% correctivo.

PASO 3: Selección del sistema 

Es la herramienta con la cual llevaremos la planificación y la ejecución del plan. 

Deberá tener la posiblilidad de adaptarse a nuestras rutinas de mantenimiento, pero tamién deberá proveer circuitos sólidos que permitan por ejemplo una certificación.

Otro rol clave que debe cumplir es generar los reportes e informes necesarios para realizar las evaluaciones y tomar decisiones.

PASO 4: Activos productivos que debemos incluir

Primero, debemos conocer los equipos existentes, por lo que será fundamental realizar un inventario.
Luego, hay que asociar a cada equipo sus piezas partes y consumibles y posteriormente cargarlos en el sistema de mantenimiento.
Debemos tener una biblioteca de documentos relevantes, por lo que la gestión documental debe ser parte importante de cualquier sistema, agrupando en un solo lugar y con un acceso fácil el manual del equipo, las tareas de manutención, la normativa de seguridad, el detalle de eventos y fallas, garantía y cualquier información necesaria.
Los repuestos, accesorios, consumibles y herramientas también deben tenerse en cuenta, agrupándolos según funcionalidad.

PASO 5: Recopilar las tareas ya realizadas

Si ya se realizan tareas de mantenimiento, deben revisarse dado que nos ayudará a definir cuáles son las piezas, partes, consumibles y responsables que usamos y la programación con la que se realizó determinado mantenimiento. En caso de no existir deberán crearse los trabajos y las tareas necesarias.

PASO 6: Recopilar las recomendaciones del fabricante

Conocer la especificación y sugerencias de los fabricantes, los plazos de garantía, las medidas de seguridad y los parámetros óptimos de funcionamiento, frecuencia de lubricación y aceites recomendados deben estar cargadas en nuestro sistema de mantenimiento.

PASO 7: Definir los roles

El sistema debe tener los datos de todos los operarios que participan en el plan de mantenimiento. Es importante que además se mencionen sus especialidades, esto va a permitir que técnicos concretos realicen distintas intervenciones dependiendo de su especialidad.
Los técnicos, según su categoría y clasificación, tendrán un costo por hora (horas normales y horas extra). Al cargar las horas de trabajo de cada operario, se tomará ese costo de mano de obra según las horas utilizadas y el cálculo por el valor hora.

PASO 8: Planificar el mantenimiento

Debemos determinar si preferimos basarnos en periodos de tiempo fijo establecido o bien en base a métricas. Si bien un buen sistema puede trabajar en simultaneo con ambas visiones, es recomendable seleccionar la que mas se amolde a nuestra planta, pudiendo contemplar algún equipo puntual trabajando como excepción con la otra característica.

Basado en período de tiempo: Se definirán acciones en un intervalo de tiempo que serán programadas para luego ser ejecutadas cuando llegue su momento.

Basado en métricas e indicadores: En este caso, las acciones se programan en sobre valores establecidos a los cuales llegará el equipo. Por ejemplo, la métrica “toneladas producidas” determinará las tareas en relación a la cantidad de producto producido. Otro ejemplo pueden ser la métrica de “kilómetros recorridos”, ajustando las tareas al reporte de kilómetros realizados por un camión.

Para planificar el mantenimiento preventivo, considerar:

• La frecuencia con la que se realizarán los trabajos y que tareas se incluirán en ellos.
• Si lo trabajos se realizarán con el equipo en marcha o deberemos realizar una parada.
• La realización de rutas de inspección para detectar anomalías y fallas.
• La realización de rutas de lubricación.
• Detectar los recursos que serán necesarios (Piezas, partes, herramientas, lubricantes, instrumentos especializados, mano de obra interna y/o externa especializada), la duración de los trabajos y las políticas de seguridad y calidad que debemos cumplir.

PASO 9: Ejecutar nuestro plan

Es el momento de poner a prueba nuestra planificación
Con nuestro sistema ya configurado, debemos realizar la carga de la utilización de nuestra planta. Esto generará la información necesaria que nos advertirá de las tareas a realizar.
Se activarán las tareas planificadas, las inspecciones, las rutinas de lubricación etc.
La carga de la utilización le dará a cada equipo su desgaste y las tareas a realizar sobre el.

PASO 10: Analizar la información y adecuar el plan

Un plan de mantenimiento preventivo es programa activo, debe ser revisado constantemente y debe ajustarse luego de analizar la información que obtendremos de la carga de datos.

Los primeros ciclos serán los que necesiten mas ajustes. Luego el plan irá amoldándose y comenzarán a notarse sus ventajas.
Esto no ocurrirá desde el primer día, pero ocurrirá, y ud podrá medirlo.

Conclusión

El objetivo principal de las industrias es reducir costos y obtener el máximo rendimiento y productividad de sus bienes y por supuesto, ahorrar dinero.
El mantenimiento de su industria es extremadamente importante.
Mediante las políticas de mantenimiento las industrias consiguen tener mas control sobre los equipos y poder de decisión.
Algunas veces es suficiente solo evitar una avería para amortizar el sistema.
Es interesante la utilización de un sistema que permita llevar adelante un plan de mantenimiento preventivo en tu empresa.
Infix, nuestro sistema para la gestión del mantenimiento provee las herramientas necesarias para poder llevar adelante el plan de mantenimiento a un costo marginal contra el ahorro que genera.

Créditos: Guillermo Martin

Publicación Original: Crear un plan de mantenimiento en 10 pasos